Wülfrath auf dem Weg zur digitalen Verwaltung

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Benita Götz, neue Digitalisierungsbeauftragte im Wülfrather Rathaus. Hier bei der Vorstellung durch Bürgermeister Rainer Ritsche. Foto: Stadt Wülfrath

Wülfrath. Der digitalen Verwaltung Schritt für Schritt ein Stück näher zu kommen, ist das Ziel, das sich die Stadtverwaltung Wülfrath gesteckt hat.

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„Ein erster Schritt in Richtung digitaler Verwaltung ist gemacht“, meldet die Stadt. Ende des letzten Jahres habe sich die Verwaltung für ein Dokumenten-Managementsystem entschieden. „Der Verzicht auf Papierakten hat gleich mehrere Vorteile: Natürliche Ressourcen werden durch das Einsparen von Papier geschont, Informationen sind jederzeit an jedem Ort online verfügbar und das Auffinden der Informationen wird vereinfacht.“

Die ersten Erfahrungen mit digitalen Akten wurden im Personalamt gesammelt. Dort werden Personalakten nur noch digital geführt. Die Erfahrungen aus diesem ersten Projekt fließen jetzt in die nächsten beiden Projekte.

„Wir arbeiten gerade parallel an zwei unterschiedlichen Projekte, um die digitale Aktenführung voranzutreiben“, erklärt Benita Görtz, Fachfrau für die Digitalisierung in der Verwaltung. „Einmal an einer allgemeinen Schriftgutverwaltung für die gesamte Verwaltung und einmal an der digitalen Steuerakte.“

Es sei wichtig, sich nicht nur auf Fachakten zu konzentrieren, sondern auch Lösungen für die gesamte Verwaltung voranzutreiben, betont Görtz. Warum aktuell genau diese beiden Projekte ausgesucht wurden, sei leicht zu erklären.

„Mit der digitalen Verwaltung des allgemeinen Schriftgutes wird die Grundlage geschaffen, um digitale Prozesse anzustoßen, die in der Zukunft die altbekannte Umlaufmappe ablösen“, so Görtz. Dies sei der Grundstein für durchgängig digitale Prozesse, die die Durchlaufgeschwindigkeit erhöhten.

Davon profitierten letztlich die Bürgerinnen und Bürger, denn Anfragen und Vorgänge kön-nten schneller bearbeitet werden, da Post nicht mehr physisch von einem Ort zum nächsten getragen werden müsse, sondern direkt digital verfügbar sei und von mehreren Stellen gleichzeitig bearbeitet werden könne.

Die digitale Steuerakte sei ein in sich abgeschlossenes Projekt, gut plan- und steuerbar, wodurch es schnell umgesetzt werden könne. Beschäftigte aus dem Steueramt erhielten durch die digitale Unterstützung mehr Zeit für Anfragen und umfangreiche Prüfungen, anstatt diese Zeit für administrative Tätigkeiten aufzuwenden.

Die Liste der möglichen Folgeprojekte ist nach Angaben der Verwaltung noch lang und wird nach und nach abgearbeitet.